為你的日常生活找到 Insight ⏱
過去我也有同樣的困擾，尤其作為一個大學生，幾乎 24 小時都在自己的掌控中，如果沒有辦法好好記錄自己做了哪些事，往往就會迷失在「很忙」的汪洋之中，卻沒有辦法有效地幫自己找到、調整努力的方向。直到我開始運用…
Toggl 時間紀錄工具，讓你的日常有跡可循
大概兩年前我就認識了 Toggl 這個工具，他最主要就是一個計時器，可以幫你記錄你一段期間中做了什麼事情。在使用時，你需要做的事情只有按下「開始」跟「結束」，這段時間做了什麼可以依個人所需填寫，甚至也可以什麼都不寫就開始計時，事後再補上描述就好。
不過那時的運用狀況是相當失敗的，僅持續了不到兩週。
但今年截至目前為止，我已經連續使用了六個月，這之中的轉變是什麼呢？
這個問題的答案，會在文末提及，在了解如何讓工具更好用之前，不妨先看看這個工具有什麼用處吧！
紀錄之後，可以看到什麼？
做完紀錄最立即的反饋就是：「你今天花了多少時間在做正事？」可以讓你反省自己XD，某天看到自己花太少時間在做正事，真的會很緊張。除此之外，也可以看到你在做這件事情的時候分心了幾次，由於 Toggl 會把同樣描述的時間紀錄堆疊在一起並標注紀錄的數量，如下：
將左邊的紀錄的次數和右邊的總時長一比較，就知道自己有多分心、專注度有多差XD。另一方面，這也是一個實質的證據，幫助自己釐清真正喜歡、不喜歡做哪些事情。
在經過一週持續的使用之後，就可以看到更有意義的結果，而 Toggl 所能提供的價值，會隨著你長期使用的積累而增加。下面的圖是我某一週的紀錄結果，而依據我的使用習慣，基本上只會紀錄自己可以自由運用的時間 — — 意即在教室和辦公室之外的時間，且在工作中間的片刻休息都會暫停計時。
很明顯地，我讓自己嚴重過勞，一週工作超過 70 個小時（不對）
很明顯地，這一週我花了大部分的時間在學校的課業上，而前兩項任務花了我特別多時間，值得去細究我做了哪些事，而這些事為什麼會需要那麼多的時間。
順帶一提，我目前找到比較順手的時間紀錄分類方式是：
我會依任務的類型分到不同的 “Project”，Project 可以依自己需求命名。例如課業相關我就會分到 School Work，正在參與的專案（比賽、工作上的項目等等的）就會分到 Ongoing Project 等等。這之中最重要的其實是 Personal Growth 這個 Project，因為想要定期了解自己在盡義務、完成需要被完成的工作之外，是否有留下時間來學習、提升自己的能力，如果發現自己都沒有在做跟個人成長有關的事情，就要小心了哈哈。
在 Project 之下，我會把同一任務的所有時間紀錄都歸類在一個 “Time Entry”，例如和 質性研究課程 有關的所有事項，都會使用同樣的描述，讓自己不需重複地輸入。配合 Poject 的分類，所有和質性研究課程的時間紀錄就會變成：
Time Entry: Qualitative Research
Project: School Work
即使這樣很難紀錄這段期間中，到底做了有關這門課的什麼事情，但這是目前嘗試下來，最合適的分類方式。（如果有更好的分類方式快告訴我～）
記錄下來了，然後呢？
前面提到了，這些時間紀錄能夠：審視自己是否有保留時間增進自己的能力、提醒自己不要太怠惰、釐清自己能夠專注在哪些事情上，它們還幫助了我：
- 因為要按下「開始計時」的案件，因此在真正做事以前，能夠先停下來想一想：我現在要做什麼？這件事情該怎麼做？比起執行，確定自己用的方法是對的其實更重要。
- 計時的開始和暫停，某種程度上限制了多工處理的能力，也讓自己更專注在同一件事情上，避免自己不小心分心，而忘了原本該處理的事情。
- 回頭看自己運用時間的狀況，可以幫助了解完成一件事情需要多久的時間，方便在做未來的任務安排時，不會太高估或低估自己的效率。
- 在夜半時刻協助判斷自己熬夜是否必要，假設我熬夜的這三小時，實際上只有一個半小時在做事，那為何不先去睡覺呢？
每過一段期間（學期結束、段考結束，或是其他稍有閒暇的時刻），我就會開啟時間紀錄的 Summary 審視自己。反省的項目主要分這幾點：
- 我在不同的任務上花了多少時間
- 這些任務對於我自己本身帶來多少的成長
- 花這些時間，獲得這樣程度的成長合不合理
- 自己未來可以如何改善？（提高效率、轉換自己的角色等等的）
所以，我是如何持續使用六個月的？
當時失敗的理由是：持續記得要按下「開始」的門檻太高。在做每一件事情之前，我需要記得先打開網頁版的 Toggl，輸入工作項目，再按下「開始計時」的按鍵，因此我大概只用了一兩週，便沒有再持續使用。
而在去年底，我下載了桌面版的 Toggl，並將開啟計時器介面的快捷鍵設置為：Command + “.”，再加上他原先預設的「開始計時」快捷鍵：Command + “Ｏ”。如此一來，我在開始任務之前，便只需要按下快捷鍵顯示視窗，再點下現在要執行的任務，就可以開始計時，無需花費時間尋找視窗在哪，也不用一次次重新輸入 Time Entry 的敘述。這個方式大幅降低了我計時的門檻，也更好地記錄我的日常工作時程。
此外，Toggl 的一些貼心功能
曾有朋友問我：「難道你不會忘記暫停計時嗎？」
當然會！而且還很常發生，不過桌面版的 Toggl 會自動提醒你。如果太久沒有在動作（操作鍵盤或觸控板），他會跳出通知，詢問你要保留還是刪除這段期間的時間紀錄，就不需要自己再手動調整時間紀錄。如果太太太太久沒有暫停計時的話，它還會寄送 Email 給你，跟你說你的計時器還在跑 XD。
作為一個時間紀錄工具，蕃茄鐘 (pomodoro timer) 當然是內建的啦！還可以自己設定每一段工作、休息時間的長短。但我其實很少在用，因為自己超級專心的時候，一直跳計時提醒反而有點煩 XD。
Mobile App 和 Google 月曆的串接功能，可以直接將月曆上的活動設置為時間紀錄，也讓 Google 月曆的重度使用者（我）相當喜歡。🥰
還是有些小缺點
沒有工具是完美的！使用到現在，仍然覺得 Toggl 有些美中不足的地方，希望可以看到它持續改善。 👀
- 和月曆串接之後，在 Moblie App 可以直接看到當天的行程，但是要在上面新增另外時間紀錄就超級難按 XD，要用力地用 3D Touch 拉出想要設定的時間區間。
- 桌面版的 UI 明顯還沒跟上 Mobile App 的設計規範，手動調整時間的操作方式也可以再更友善，現在完全就是給個空格讓你打數字+AM/PM，這我真的無法 XD，不過 Moblie App 的介面就很棒！
- 功能中寫說有 Autotracker，會自動幫你做時間紀錄，但開啟了卻從來沒見他紀錄過（也有可能是我不會用）
雖然寫得很像在業配 Toggl，但這篇文章的重點不在這個工具，而是「紀錄自己如何運用時間，帶給了我什麼幫助」，如果有更好用的時間管理工具，快快留言告訴我吧！😍
感謝你看到這裡！希望我的分享對你有幫助～
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